Effectief vergaderen is ontzettend fijn. Het geeft een bijna euforisch gevoel wanneer je een succesvolle vergadering afsluit. Maar hoe doe je dat, zorgen voor een effectieve vergadering? Zo één met een heldere agenda, een goede voorzitter, korte duidelijke discussies en een overtuigende uitkomst. Hoe voorkom je die eindeloze groepsgesprekken waarbij je bijna vergeet waar het ook al weer over ging? En hoe zorg je dat het overzichtelijk en to the point blijft? Wij geven je graag vijf tips voor een effectieve vergadering.
1. Verdeel de taken
Spreek duidelijk af wie welke taak op zich neemt. De voorzitter is ontzettend belangrijk voor het structureren van de vergadering. De voorzitter bewaakt de agenda, tijd, structuur en doelgerichtheid van de vergadering. Maar ook de notulist is belangrijk: duidelijke notulen zorgen ervoor dat wat er besproken is beter wordt onthouden en nageleefd. Beslis bij de ene vergadering wie welke rol op zich neemt voor de volgende vergadering. Zo ontstaat daar nooit onduidelijkheid over.
2. Zorg voor structuur en duidelijkheid
Zorg dat de agenda vooraf duidelijk is. Laat iedereen zijn agendapunten vooraf inleveren en stuur de agenda voor de vergadering door naar alle deelnemers. Zo is duidelijk wat er besproken gaat worden. Houd je tijdens de vergadering aan de opgestelde agenda, bespreek geen punten die niet vooraf zijn doorgegeven. Schaf de rondvraag af en agendeer in plaats daarvan de vergeten punten meteen voor de volgende keer.
3. Maak het concreet
Wil je effectief vergaderen? Zorg dan dat de besproken onderwerpen concreet blijven. Stuur duidelijk aan op concrete actiepunten of afspraken en verbindt daar ook een specifiek persoon aan. Zo is heel helder wat de uitkomst is van een besproken agendapunt en bij wie je daarvoor moet zijn met vragen.
4. Manage de tijd
Te laat beginnen, eindeloos door blijven praten of moeten opschieten om alles binnen de tijd te bespreken: tijdsmanagement is essentieel voor een effectieve vergadering. Begin op de afgesproken tijd, ook als nog niet iedereen aanwezig is. Zo maak je duidelijk dat te laat komen niet wordt geaccepteerd. Plan maximaal anderhalf tot twee uur in voor een vergadering en houd tussendoor een kleine pauze van vijf of tien minuten. Zo zorg je dat je scherp blijft en dat er niemand mentaal afhaakt door een gebrek aan energie of concentratie.
5. Houd het centraal
Een vergadering gaat om de punten die moeten worden besproken. Hoe verleidelijk het ook is, voorkom dat de vergadering een bijkletsuurtje wordt van collega’s die elkaar niet dagelijks zien. Houd als voorzitter in de gaten dat maar één persoon tegelijkertijd aan het woord is en roep kletsende deelnemers tot de orde. Deel als het nodig is spreekbeurten uit om het te structureren en onderbreek sprekers wanneer het gesprek of de discussie te ver afdwaalt van waar het om ging.
Doe het helemaal anders
Wil je echt even breken met de ingeslapen vergadercultuur in je team of bedrijf? Dan kan het fijn zijn om buiten de deur te vergaderen. Een nieuwe omgeving kan je helpen om uit vastgeroeste patronen te stappen en nieuwe vergadergewoonten te starten. Heb je wel eens gedacht aan vergaderen in de natuur?
Op Landgoed de Peerdegaerdt bieden we een prachtige groene locatie voor vergaderingen in de natuur. Te midden van onze oude hoogstamfruitgaard, rozentuin en onze dieren, ben je even in een compleet andere wereld. Een verfrissende plek om met je team te vergaderen. De Peerdegaerdt bevindt zich in de rustige Hoeksche Waard, dichtbij Rotterdam en Dordrecht en uitstekend bereikbaar via de A16 en A29.
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf? Neem contact op met Gera via beleef@depeerdegaerdt.nl of tel. 078-3690505.
